Como acabar com os custos invisíveis do seu negócio?

Gestão de custos: eis aí uma tarefa que apavora muitos gestores. Apesar da fama de complicada, é através dela que conseguimos visualizar melhor como a receita gerada pelo negócio é absorvida na operação – ou seja, quanto do seu faturamento é utilizado para fazer seu negócio funcionar, o que inclui os igualmente temidos custos invisíveis. 

Os custos invisíveis são aqueles que passam batido pelos orçamentos e relatórios. Sua origem está no abismo que muitas vezes existe entre a expectativa e a realidade de uma operação, pequenas falhas nos processos cotidianos que drenam aos poucos a lucratividade da empresa, gerando um déficit que muitas vezes só é notado quando um problema maior se instala. 

Sua incidência faz com que o orçamento disponível na realidade seja menor do que realmente poderia ser. Dessa forma, os custos invisíveis absorvem de forma indireta uma parte do capital empresarial que poderia ser utilizado para outros investimentos, ou mesmo para maximizar a lucratividade. 

Seu negócio não está rendendo apesar dos resultados positivos? A culpa pode estar nos custos invisíveis! Confira na lista a seguir as origens mais comuns desses verdadeiros parasitas corporativos!

Onde estão os custos invisíveis? 

Nem todos os gastos podem ser previstos meticulosamente na ponta do lápis, faz parte do jogo. Os custos invisíveis, na verdade, nem seriam um problema se a gestão de custos fosse uma prática adotada universalmente, mas sabemos que esse não é o caso em grande parte das empresas. 

Apenas um acompanhamento cuidadoso e periódico é capaz de identificar e mensurar os custos invisíveis da sua empresa, e se essa área do negócio anda negligenciada há bastante tempo por aí, o melhor é fazer uma análise de processos aprofundada para saber exatamente onde estão os seus gargalos. 

Mas, de modo geral, a lista abaixo mostra quais são as origens mais comuns dos custos invisíveis – e como combatê-los. Olha só!

Burocracia x produtividade

Um processo excessivamente burocrático pode se tornar engessado rapidamente, comprometendo a produtividade com tarefas muitas vezes dispensáveis que geram também custos invisíveis. 

Imagine só um dono de e-commerce que estabeleceu um fluxo de vendas em que cada colaborador precisa da autorização de um gerente para seguir com sua etapa no processo. Ou seja, é preciso de uma aprovação antes de gerar a nota fiscal, antes de dar baixa no estoque, antes de separar a mercadoria e antes de realizar o envio. 

Se parece complicado, é porque é. Agora imagine só se tudo isso acontecer sem automatização: cada colaborador precisa redigir um e-mail com a atividade que deve ser feita, para que o gerente aprove uma a uma de forma manual. 

Dificilmente essa equipe vai conseguir despachar as mercadorias de maneira eficiente, gerando atrasos e pequenos prejuízos. Aí estão os custos invisíveis da operação. 

Se  um colaborador deixa de produzir em um ritmo contínuo e desejável em decorrência da espera por autorizações, liberações à espera de outros processos, ou reuniões desnecessárias, ele irá produzir menos dentro de um determinado período de tempo – e quanto menor a produção individual, menor será também a lucratividade da empresa.

Retrabalho =  custos invisíveis acumulados

Sistemas subutilizados, base de dados desatualizada e operações inadequadas são outras formas comuns de gerar custos invisíveis. Isso porque todos esses fatores costumam levar a erros de percurso que muitas vezes têm como consequência a repetição de uma mesma tarefa, consumindo tempo útil e até mesmo recursos materiais da empresa.

Uma simples máquina de etiqueta estragada, por exemplo, pode ser uma grande fonte de custos invisíveis. Podem ser erros bobos, como tinta borrada, mas se isso significar falha na entrega – e, consequentemente, reenvio da mercadoria – os custos invisíveis acumulados podem se transformar em um grande prejuízo lá na frente.

Uma ou outra etiqueta estragada pode não parecer um grande problema a princípio, mas se a cada 1000 impressões você tem 10 erros com potencial de virar uma devolução, um grande problema está instalado. 

Desperdícios

Seguindo o mesmo raciocínio acima, os custos invisíveis também se escondem em pequenos desperdícios que acontecem por consequência de retrabalho ou outras falhas na operação que dia após dia drenam os recursos da organização. 

Veja só alguns exemplos mais comuns:

• Gastos associados às ineficiências dos processos internos que podem ocorrer nas áreas produtivas: ficha de cadastro incompleta que obriga a empresa a entrar em contato com o cliente, por exemplo;
• Atividades repetitivas ou que não agregam real valor ao produto ou serviço: reuniões em excesso ou sem foco definido, por exemplo;
• Descontos oferecidos em produtos ou serviços entregues com deficiência;

Processos não padronizados

A falta da padronização e formalização de processos faz com que eles sejam executados de formas diferentes por cada colaborador. Se a equipe não recebe orientações sobre a forma de executar seu trabalho, cada pessoa irá fazer da forma como acha melhor, o que nem sempre será sinônimo de eficiência e produtividade.

Além de potencialmente aumentar o tempo que cada atividade demanda, alterando o custo da mão de obra, operar uma empresa sem ter processos padronizados abre uma imensa janela de oportunidade para que erros sejam cometidos, gerando ainda mais custos invisíveis na forma de retrabalho e desperdício, como visto acima. 

Existem hoje softwares que podem te ajudar não só a padronizar os processos internos, mas também a automatizá-los, aumentando a eficiência ao máximo. 

Lembra daquele exemplo do e-commerce no primeiro tópico? Um simples programa de gerenciamento de projetos poderia resolver a questão, junto com treinamento da equipe a partir do método escolhido pela gerência.

Você pode contar também com o apoio de empresas terceirizadas que te ajudam a pensar na melhor arquitetura organizacional para o seu negócio. No entanto, se o objetivo é tornar a gestão de custos mais eficiente e acabar com os custos invisíveis, é possível contratar também uma consultoria para analisar a fundo seus processos e identificar aqueles gargalos que estão te prejudicando.

É isso que fazemos aqui na Revizii, já conhece nossos serviços? Caso tenha se identificado com algum dos casos acima, entre em contato com a gente, vamos conversar!